Dosya Yönetimi
Genel Bakış
Vixware File, dosyalarınızı etkili bir şekilde yönetmenize olanak tanıyan çeşitli araçlar ve özellikler sunar. Bu bölümde, dosyalarınızı organize etme, izleme ve yönetme konusundaki temel ve gelişmiş özellikleri bulabilirsiniz.
Dosya Yönetimi Ana Özellikleri
- Dosya Listesi: Tüm yüklenen dosyaları görüntüleme ve yönetme
- Dosya Detayları: Boyut, tür, yükleme tarihi gibi bilgileri görme
- Etiketleme ve Kategorilendirme: Dosyaları gruplandırma ve düzenleme
- Arama ve Filtreleme: Dosyaları hızlıca bulma ve sıralama
- Dosya İşlemleri: Silme, yeniden adlandırma, kopyalama
- Erişim Kodları: Dosyalar için erişim kodları oluşturma ve yönetme
- İndirme İstatistikleri: Dosya kullanım verilerini görme
- Depolama Kullanımı: Kullanılan alanı izleme ve optimize etme
Dosya Organizasyonu
Dosyalarınızı düzenli tutmak, büyük koleksiyonları yönetmek ve ihtiyaç duyduğunuzda dosyaları hızlıca bulmak için kritik öneme sahiptir. Vixware File, dosyalarınızı organize etmek için çeşitli yöntemler sunar:
Klasörler
Dosyalarınızı mantıksal gruplar halinde düzenleyin:
- Kontrol panelinde "Klasörler" bölümüne gidin
- "Yeni Klasör" butonuna tıklayın
- Klasör adını ve açıklamasını girin
- Dosyalarınızı bu klasörlere taşıyabilir veya yeni dosyaları doğrudan klasörlere yükleyebilirsiniz
İç içe klasörler (Profesyonel ve Kurumsal paketlerde) ile daha kapsamlı bir organizasyon yapısı oluşturabilirsiniz.
Etiketler
Dosyalarınızı anahtar kelimelerle etiketleyerek çapraz kategorilerde düzenleyin:
- Dosya detaylarında veya dosya yüklerken "Etiketler" bölümüne gidin
- Dosyaya etiketler ekleyin (virgülle ayrılmış)
- Etiketleri kullanarak arama ve filtreleme yapabilirsiniz
- Aynı etiketli tüm dosyaları görüntülemek için etikete tıklayın
Etiketler, bir dosyanın birden fazla kategoriye ait olabilmesini sağlar ve klasörlerden daha esnek bir organizasyon sunar.
Favoriler
Sık kullandığınız dosyalara hızlı erişim için favori işaretleyin:
- Dosya adının yanındaki yıldız simgesine tıklayın
- Dosya favorilere eklenir
- "Favoriler" görünümünden tüm favori dosyalarınıza hızlıca erişebilirsiniz
Favoriler, geçici olarak önemli dosyalara odaklanmanıza yardımcı olur ve uzun vadeli bir organizasyon yapısı gerektirmez.
Renk Kodlama (Pro ve Kurumsal)
Profesyonel ve Kurumsal plan kullanıcıları, dosyaları ve klasörleri renk kodlayabilir:
- Dosya veya klasör ayarlarında "Renk Seç" seçeneğine tıklayın
- Renk paletinden bir renk seçin
- Dosya veya klasör listesinde, seçilen renk ile vurgulanacaktır
Renk kodlama, görsel organizasyon sağlar ve öncelikli dosyaları veya projeleri vurgulamanıza yardımcı olur.
İyi bir dosya organizasyonu için, tutarlı bir adlandırma düzeni kullanın, anlamlı açıklamalar ekleyin ve düzenli olarak kullanılmayan dosyaları arşivleyin veya silin. Bu, sistemin daha verimli çalışmasını sağlayacak ve ihtiyaç duyduğunuz dosyaları daha hızlı bulmanıza yardımcı olacaktır.
Dosya İşlemleri
Vixware File, dosyalarınız üzerinde çeşitli işlemler gerçekleştirmenize olanak tanır. Bu işlemler, dosya yönetimi deneyiminizi daha verimli hale getirir.
Dosya Silme
Artık ihtiyacınız olmayan dosyaları sistemden kaldırmak için:
- Dosya listesinde, silmek istediğiniz dosyanın yanındaki menü simgesine tıklayın (üç nokta veya çark)
- Açılan menüden "Sil" seçeneğini tıklayın
- Onay penceresinde "Evet, Sil" butonunu tıklayarak işlemi onaylayın
Silinen dosyalar, varsayılan olarak 30 gün süreyle "Çöp Kutusu" içinde tutulur ve bu süre içinde geri yüklenebilir. 30 gün sonra, dosyalar otomatik olarak kalıcı olarak silinir ve geri yüklenemez.
Dosya Taşıma
Dosyaları bir klasörden diğerine taşımak için:
- Dosya menüsünden "Taşı" seçeneğini tıklayın
- Açılan pencerede hedef klasörü seçin
- "Taşı" butonuna tıklayarak işlemi tamamlayın
Alternatif olarak, dosyayı sürükleyip hedef klasöre bırakabilirsiniz (sürükle-bırak ile taşıma).
Dosya Kopyalama (Pro ve Kurumsal)
Bir dosyanın kopyasını oluşturmak için (yalnızca Profesyonel ve Kurumsal paketlerde):
- Dosya menüsünden "Kopyala" seçeneğini tıklayın
- Açılan pencerede hedef klasörü seçin
- Yeni dosya adını girin (varsayılan olarak "Kopya - Orijinal Dosya Adı" olacaktır)
- "Kopyala" butonuna tıklayarak işlemi tamamlayın
Dosya kopyalama, aynı dosyanın farklı versiyonlarını oluşturmanıza veya bir dosyayı birden fazla klasörde kullanmanıza olanak tanır.
Dosya Yeniden Adlandırma
Dosya adını değiştirmek için:
- Dosya menüsünden "Yeniden Adlandır" seçeneğini tıklayın
- Açılan pencerede yeni dosya adını girin
- "Kaydet" butonuna tıklayarak işlemi tamamlayın
Dosya yeniden adlandırma, yalnızca dosyanın görünen adını değiştirir. Dosyanın sistem içindeki benzersiz adı ve indirme bağlantıları etkilenmez. Mevcut erişim kodları geçerli olmaya devam edecektir.
Toplu İşlemler
Birden fazla dosya üzerinde aynı anda işlem yapmak için:
- Dosya listesinde, işlem yapmak istediğiniz dosyaların yanındaki onay kutularını işaretleyin
- Üst kısımda görünen toplu işlem araç çubuğundan istediğiniz işlemi seçin (Sil, Taşı, Etiketle, vb.)
- İşleme özel adımları takip edin ve onaylayın
Toplu işlemler, özellikle çok sayıda dosya yönetirken zaman kazandırır.
Dosya Detayları ve Bilgileri
Her dosya için, dosyanın özelliklerini, kullanım geçmişini ve diğer önemli bilgileri görüntüleyebileceğiniz detaylı bir bilgi sayfası bulunur. Dosya detaylarına erişmek için, dosya adına tıklayın veya dosya menüsünden "Detaylar" seçeneğini seçin.
Temel Dosya Bilgileri
- Dosya Adı: Dosyanın görünen adı
- Dosya Boyutu: KB, MB veya GB cinsinden boyut
- Dosya Türü: MIME türü ve uzantı
- Yükleme Tarihi: Dosyanın ne zaman yüklendiği
- Son Değiştirme: Son düzenleme tarihi
- Konum: Dosyanın bulunduğu klasör
- Etiketler: Dosyaya atanmış etiketler
- Açıklama: Dosya için eklediğiniz notlar
Kullanım İstatistikleri
- Toplam İndirme: Dosyanın kaç kez indirildiği
- Son İndirme: En son indirme tarihi
- Oluşturulan Kodlar: Dosya için oluşturulan erişim kodu sayısı
- Aktif Kodlar: Halen geçerli olan kod sayısı
- Kullanılan Kodlar: İndirme için kullanılmış kod sayısı
- Süresi Dolan Kodlar: Geçerlilik süresi dolmuş kod sayısı
- İndirme Geçmişi: Tarih, saat ve IP adresi bilgilerini içeren indirme kaydı
Paylaşım Bilgileri
- Aktif Erişim Kodları: Geçerli kodların listesi ve süreleri
- Geçmiş Kodlar: Kullanılmış veya süresi dolmuş kodların listesi
- Hızlı Paylaşım: Yeni erişim kodu oluşturma seçenekleri
- Paylaşım Geçmişi: Kimlerle ve ne zaman paylaşıldığı
Güvenlik Bilgileri
- Dosya Hash: Dosya bütünlüğünü doğrulamak için SHA-256 hash
- Sistem Dosya Adı: Sistemde saklanan benzersiz dosya adı
- Virüs Tarama Sonucu: Güvenlik taraması durumu
- Erişim Kısıtlamaları: Özel erişim ayarları
- Şifreleme Durumu: Dosyanın şifreleme bilgileri
Profesyonel ve Kurumsal plan kullanıcıları, dosya detaylarında daha kapsamlı istatistikler ve grafikler görebilir, indirme raporları oluşturabilir ve bu raporları PDF, CSV veya Excel formatlarında dışa aktarabilirler.
Depolama Alanı Yönetimi
Vixware File hesabınızdaki depolama alanını etkili bir şekilde yönetmek, hem performans hem de maliyet açısından önemlidir. Depolama alanı kullanımınızı optimize etmek için aşağıdaki araçları ve yöntemleri kullanabilirsiniz:
Depolama Kullanımı İzleme
Depolama durumunuzu kontrol etmek için:
- Kontrol panelindeki "Depolama" veya "Hesap" bölümüne gidin
- Depolama kullanım grafiğini görüntüleyin
- Toplam alanınızı, kullanılan alanı ve kalan alanı kontrol edin
- Dosya türlerine göre kullanım dağılımını inceleyin
- En çok yer kaplayan dosyaları görüntüleyin
Depolama Alanı Temizleme
Kullanılmayan alanı temizlemek için:
- "Çöp Kutusu"nu boşaltın (silinen dosyaları kalıcı olarak kaldırın)
- "Depolama Temizleme" aracını kullanın (artık ihtiyaç duyulmayan dosyaları önerir)
- Uzun süredir kullanılmayan büyük dosyaları arşivleyin veya silin
- Yinelenen dosyaları bulun ve gereksiz kopyaları temizleyin
- Büyük dosyaları sıkıştırın veya optimize edin
Dosya Arşivleme (Pro ve Kurumsal)
Profesyonel ve Kurumsal paketlerde, dosyaları arşivleyebilirsiniz:
- Arşivlemek istediğiniz dosyaları seçin
- "Arşivle" seçeneğini tıklayın
- Arşivlenen dosyalar, "Arşiv" bölümüne taşınır
- Bu dosyalar daha az depolama alanı kullanır ve ihtiyaç duyulduğunda geri yüklenebilir
- Arşivlenen dosyalar için erişim kodları oluşturamazsınız
Depolama Yükseltme
Daha fazla depolama alanına ihtiyacınız varsa:
- "Hesap" veya "Abonelik" bölümüne gidin
- "Depolama Yükselt" seçeneğini tıklayın
- Mevcut planınıza ek depolama satın alın veya daha yüksek bir pakete geçiş yapın
- Ödeme işlemini tamamlayın
- Ek depolama anında hesabınıza eklenecektir
Depolama Sınırları
Depolama sınırınıza yaklaştığınızda e-posta ile bildirim alacaksınız. Sınıra ulaştığınızda, yeni dosya yükleyemezsiniz. Eski dosyaları silmek, arşivlemek veya depolama alanınızı yükseltmek için hemen harekete geçmeniz gerekir. Kritik dosyaların erişilemez hale gelmemesi için depolama kullanımınızı düzenli olarak kontrol edin.
Gelişmiş Yönetim Özellikleri
Profesyonel ve Kurumsal plan kullanıcıları, dosya yönetiminde daha fazla kontrol ve verimlilik sağlayan gelişmiş özelliklere erişebilirler:
Dosyaların önceki versiyonlarını saklayın ve yönetin:
- Aynı dosyanın farklı versiyonlarını tek bir dosya kaydı altında saklayın
- Her versiyonun ne zaman yüklendiğini ve kimin tarafından değiştirildiğini görün
- Önceki versiyonlara geri dönün veya karşılaştırın
- Belirli bir versiyonu indirmek için erişim kodları oluşturun
- İsteğe bağlı olarak her versiyona notlar ekleyin
Bu özellik, özellikle ekipler tarafından paylaşılan ve sık güncellenen belgelerde değerlidir.
Otomatik dosya organizasyonu için kurallar oluşturun:
- Dosya adı, türü, boyutu veya diğer özelliklerine göre otomatik taşıma kuralları tanımlayın
- Yüklenen dosyalar otomatik olarak doğru klasörlere yerleştirilir
- Belirli dosya türleri için etiketler otomatik olarak uygulanır
- Yaşa veya kullanım durumuna göre dosyaları otomatik arşivleyin
- Kurallara özel istisnalar tanımlayın
Bu özellik, büyük dosya koleksiyonlarında düzeni korumak için zaman kazandırır.
Dosyalar üzerinde iş birliği yaparken kontrolü koruyun:
- Üzerinde çalıştığınız dosyaları başkalarının değiştirmesini önlemek için kilitleyin
- Ekip üyelerinin dosyalara yorumlar ve notlar eklemesine izin verin
- Kim tarafından ve ne zaman yorum eklendiğini takip edin
- Yorumlara cevap verin ve konuşma başlatın
- Yorum bildirimlerini e-posta ile alın
Bu özellikler, ekip çalışmalarında dosya yönetimini ve iletişimi kolaylaştırır.
Güçlü arama özellikleriyle dosyalarınızı hızla bulun:
- Dosya içeriğinde arama yapın (metin tabanlı dosyalarda)
- Tarih aralığı, dosya türü, boyut ve diğer özelliklerle detaylı filtreleme yapın
- Karmaşık arama sorguları oluşturun (AND, OR, NOT operatörleriyle)
- Sık kullandığınız aramaları kaydedin ve tekrar kullanın
- Arama sonuçlarını özelleştirilebilir kriterlere göre sıralayın
Gelişmiş arama, büyük dosya koleksiyonlarında bile ihtiyacınız olan dosyaları saniyeler içinde bulmanızı sağlar.
Dosyalarınızı ve meta verilerini kolayca taşıyın:
- Tüm dosyalarınızı ve klasör yapınızı tek adımda içe veya dışa aktarın
- Başka sistemlerden veya bulut depolama hizmetlerinden dosya ve klasör yapılarını içe aktarın
- Dosya meta verilerini (etiketler, açıklamalar vb.) içe ve dışa aktarın
- Dosya listelerini ve raporları CSV veya Excel formatında dışa aktarın
- Yedekleme ve geri yükleme işlemleri gerçekleştirin
Bu özellik, sistemler arası geçişleri, yedekleme işlemlerini ve toplu dosya yönetimini kolaylaştırır.
Önerilen İş Akışı
En verimli dosya yönetimi için, düzenli bir iş akışı oluşturun: Haftalık olarak dosyalarınızı gözden geçirin, kullanılmayan dosyaları arşivleyin, gereksiz dosyaları silin ve depolama kullanımınızı kontrol edin. Düzenli kontroller, sisteminizin organize kalmasını sağlar ve zaman içinde dosyalarınızı aramak için harcadığınız süreyi azaltır.